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如何提高會議的效率和效益
2樓:小魚易連
明確會議主題確定主持人敲定時間談行動方案而非問題正如上面所說,會議的核心是解決問題、提出方案,每位與會者都只能針對行動方案發表觀點,不能只提出問題、表明態度而不給出解決方案。會議開始後,主持人可以發起互動白板,在最明顯位置寫下提示語,提醒每位參與者圍繞解決問題的方法發言。系統還支撐投屏功能,思維導圖、excel、***等軟體和**、文件均能共享展示。
收集所有觀點後並按實際業務需求篩選排序,根據優先順序討論解決方案,找到一套所有人都能達成共識的方案。
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3樓:雲際視界
不知道大家有沒有發現,你們的會議可能會由於冗長的節奏 、臨場發揮的偏題和模糊不清的結論而變得漫長和低效率 。
會前目標和任務的透明化 ,即每個人都知道團隊開會要做什麼,可以幫助加速團隊分工;
會中進度和會後結果的透明化 ,即每個人都知道團隊當前做的成果是什麼樣的,幫助團隊培養資訊共享意識;
想要保證會議效率,提高會議效益,一定要做到協同辦公,真正聚集到團隊強大的力量。
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4樓:天行健管理諮詢
一、提高會議效率的方法是什麼:
1、會議成果
一定要在會議開始之初就讓與會者明白這次會議想要得出什麼樣的結果。在常規會議上,組織者一定要開門見山地將自己對會議的期望表達出來。在特殊會議上,如果實在不方便直接講出來就給出相應的暗示。
同時,會議的組織者也要表達出自己期望在會議結束時會有什麼樣的效果。所以,在會議開始的時候就闡明會議的結果是提高會議效率最有效的措施。將會議目標寫在顯眼的地方也會非常有用。
2、會議日程安排
根據會議議題重要性的不同安排出相應的時間,並列出一張簡單的會議程序**。這樣就可以對會議的程序瞭如指掌,在時間安排上也會更加科學。
3、會議角色
會議當中有很多的角色,只要將各種角色弄清楚並各司其職才能提高會議的效率。不管你是會議的設計者、組織者還是指導者,這些角色的任務是各不相同的,只***各種角色的人員認真完成自己的工作才能保障會議的順利進行。
4、會議規則
在召開會議之前,一定要制定好各種預案,尤其是那種比較常見的問題。如果會議之前各種預案都比較完善的話,就可以將各種問題防患於未然。比如,會議過程中是否允許用電腦,會議內容是否允許記錄等等,這都需要提前想到的。
二、提高會議效率十大要領
1、會議目的要明確
一個單位或者部門召開會議,無論其規模大小、型別如何,第一步就是設定會議目的,明確會議到底要解決什麼問題,而且表述要儘可能具體,讓每一位與會人員清楚明白,以便提前做好相關準備。
2、參會人數要適當
參加會議的人員一般包括會議的組織者、參與者和記錄人員等。參會人數的數量要適當,人員太多易七嘴八舌、偏離主題,導致會期延長,最後草草收場;人員太少則不能有效徵集意見和建議,不利於民主決策、科學決策。同時,參會人員的層級不能相差太遠。
3、會前準備要充分
會前準備工作包括髮出會議通知,告知會期、時間、地點等;印製會議日程,編排會議議程;做好會場佈置,如懸掛會標、徽記、旗幟等,安排座次,擺放席籤、話筒、資料、茶杯等,保證照明、通風、空調裝置齊全有效;做好會議食宿、集體照相等方面的準備。
4、會議規則要清晰
堅持「四不」原則;不跑題,緊緊圍繞會議主題發言;不打斷,尊重發言人;不超時,無論誰發言都有時間限制;不攻擊,不指責、批判他人,更不能進行人身攻擊。
5、主持協調要到位
會議主持人要加強協調,保證會議按照預定議程進行。要不斷向與會人員明示或暗示會議的目標和主題,有人偏離主題時應及時制止。保證與會人員在發言時不受他人攻擊,在會議過程中始終保持中立,以取得與會者的信任。
6、會議氣氛要和諧
氛圍良好,與會人員才會暢所欲言,會議才能取得預期效果。會議前,環境佈置有講究,不能太壓抑,要讓與會人員有一種輕鬆舒適的感覺;會議中,要發揚民主精神,鼓勵與會人員積極發言,允許有不同聲音和不同意見,注意集思廣益。
7、會議服務要周到
會場上提供話筒、茶水、應急處理等服務看似小事,但對會議效率的影響也很明顯。有的會議發言的人較多,話筒數量不夠,就要做好話筒傳遞服務,確保有序銜接;有的會議需要使用展板、投影等設施,要提前主備好;會議需要臨時增加與會人員,應及時通知到位。
8、形成紀要要儘快
會後,要根據會議主持人的要求,遵照會議精神,迅速撰寫會議紀要,呈送主持人批閱,儘快形成準確完整的會議紀要,儘快分發至相關單位和部門,以免影響決議的落實。
9、傳達精神要及時
會議結束後,應通過專題會、新聞報道、內部簡報等形式,儘快將會議精神傳達給相關人員。傳達時要終於會議,科學嚴謹,準確無誤,防止片面性;同時要注意保密,不向無關人員透露會議內容。
10、決議跟蹤要閉環
開會是為了統一思想,研究措施,解決問題。對會議形成的決議,要堅持一抓到底,建立追蹤制度,按照pdca閉環管理要求,對議定事項進行跟蹤,重點對會議安排的工作是否落實、會議提出的問題是否解決等進行檢查、考核,確保各項決議能夠按時按要求完成。
5樓:匿名使用者
提高會議效率:
1 保證會議要有內容,明確要解決的問題。開門見山,直奔主題;
2 及時開會。在得到重要情報或要要求作出決策時應立即召開,以保證有充分的時間採取行動;
3 主持人和參會者都要守時。如有遲到者,象聯想規定的那樣,在會場當眾站立幾分鐘,下次很少有人願意再吸引大家的視線;
4 主持人在會前明確通知會議目的、程式、時間、地點,讓參會者有所準備。正式會議,還要把議程發給參會者;
5 出席討論和決策的會議人數以5-7人為最佳。出席會議超過20人,只能通報情況或佈置工作,更多的人只適合於報告會和表彰會;
6 一般會議時間以一小時為宜,大型報告會也不應超過兩個小時。生理學家認為,腦力的最佳狀態只能保持45分鐘,人在生理上產生疲勞感的臨界點是一小時;
7 會議的重要原則是議事不議人。不要輕易按照少數服從多數的原則確定最後方案;
8 會議要創造出一種寬鬆、坦誠的氣氛,有利於思想的交流與溝通,提高會議效率;
9 會議結束前要做總結,建議行動方案,明確責任和規定期限。
6樓:智立人力資源管理
提高會議效率和效益的具體操作如下:
一、準備階段
1.瞭解會議的特點,確定會議要達到的目的。
2.選擇會議種類、方式、參加者。
3.確定不同的主持會議的方法。
二、實施階段
1.參加會議者入場就座。
2.發言表明觀點。
3.作出決議,確定觀點。
4.核算會議成本,進行成本,效益分析。
7樓:海潮精密儀器
根據一項調查結果:美
其他摘錄:
只會不議,議而不決
好不容易熬到部門大領導結束了整整一小時的發言,五個專案組組長各自用長達幾十頁的***彙報了各自小組的工作——儘管對於其中的多數小組,你並不瞭解,也不明白他們說了些什麼,但這又使會議增加了兩小時。
真正的討論階段開始了——該如何最大限度地把成本降下來。無數人從昏昏欲睡中醒來,卻又陷入到交頭接耳中。五十多號人,你一句我一句,你見縫插針才搶到10分鐘,把你準備了一個通宵的成果仔細彙報了一番。
但是此時已華燈初上,會議在喧囂中宣佈結束——下次再議。
點評:這是許許多多企業開會時常有的景象。或者只「會」不「議」,把會議變成純粹的報告會;或者議而不決,只設定會議主題,卻沒設定目標。
白白地浪費了會議的財務成本和參與者的精力、時間,卻完全沒實現會議的效益。而在報告和單純的議論中,時間消逝,會議就這樣無限度地被拉長了。
在三星會議中,有三個最基本的原則不可不知。
第一個原則:週三不開會。對於許多公司而言,開會一般是不會考慮哪天不宜開會的。
而在三星,則確定了週三不開會。因為這一天,無論是員工的工作狀態還是業務,都是處於最高潮的時候,一定要抓住這個良好的狀態服務於工作。
第二個原則:會議時長1小時,最多不超過1.5小時。
召開會議時,三星還會將一個定量為一小時的沙漏,放置在會議室中,為嚴格遵守時間施加了無形的壓力。而三星這麼做,也是有充分科學依據的,專家稱:一個成年人集中精力的時間,不超過兩個小時。
同時,為了避免閒談或因無關的事浪費會議時間,三星還採用了可使效率提高兩倍的站立式會議形式。因為,據說人的大腦活動最活躍的時間是在站立的狀態下,並且是確定好了結束時間的時候。
第三個原則,將會議內容整理成一張紙。有時只要一說會議結束了,至於談了什麼、結果是什麼、必須實施的內容就記不清楚了。因此,三星規定:
會議內容要由專人整理好,發給參會者和相關人員,同時,這份記錄一定要是簡潔的一張紙。
最關鍵的則是重複和總結。重複和總結既是對發言者最有效的反饋,也有助於幫助大家準確理解發言者的意思,提高溝通效果。
還有一個來自西方企業的觀點:主管不能主導會議。主管只是會議的參加者之一,但他仍然擁有其他權力和職責,包括做最後的決策。此點也供主管們參考。
8樓:匿名使用者
會騰軟體是上海凌脈集團(****:835718)全資子公司。是一家基於saas的會議管理系統軟體開發企業,致力於會議活動的精細化管理。
減少企業在會議中大量的資源投入,提升會議roi。目前主要產品有會騰express 、大型活動管理、專業會議管理和企業會議管理。
如何提高會議效率
9樓:司馬刀劍
1 保證會議要有內容,明確要解決的問題。開門見山,直奔主題;
2 及時開會。在得到重要情報或要要求作出決策時應立即召開,以保證有充分的時間採取行動;
3 主持人和參會者都要守時。如有遲到者,象聯想規定的那樣,在會場當眾站立幾分鐘,下次很少有人願意再吸引大家的視線;
4 主持人在會前明確通知會議目的、程式、時間、地點,讓參會者有所準備。正式會議,還要把議程發給參會者;
5 出席討論和決策的會議人數以5-7人為最佳。出席會議超過20人,只能通報情況或佈置工作,更多的人只適合於報告會和表彰會;
6 一般會議時間以一小時為宜,大型報告會也不應超過兩個小時。生理學家認為,腦力的最佳狀態只能保持45分鐘,人在生理上產生疲勞感的臨界點是一小時;
7 會議的重要原則是議事不議人。不要輕易按照少數服從多數的原則確定最後方案;
8 會議要創造出一種寬鬆、坦誠的氣氛,有利於思想的交流與溝通,提高會議效率;
9 會議結束前要做總結,建議行動方案,明確責任和規定期限。
如何提高會議效率如何提高會議的效率和效益
1 保證會議要有內容，明確要解決的問題。開門見山，直奔主題 2 及時開會。在得到重要情報或要要求作出決策時應立即召開，以保證有充分的時間採取行動 3 主持人和參會者都要守時。如有遲到者，象聯想規定的那樣，在會場當眾站立幾分鐘，下次很少有人願意再吸引大家的視線 4 主持人在會前明確通知會議目的 程式 ...
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