1樓：明瀚企業管理
說明：以物料的編碼為主線講解編碼的原則，但所講編碼原則同樣適用於guru系統的客戶編碼、**商編碼、職員編碼、部門編碼、單位編碼、倉庫編碼、各種類別編碼和其他需要編碼的任何專案等。
物料編碼的意義
物料編碼是以簡短的文字、符號或數字、號碼來代表物料、品名、規格或類別及其他有關事項的一種管理工具。在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關緊要，但在物料多到數百種或數千、數萬種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時，物料的領發、驗收，請購、跟催、盤點、儲存等工作極為頻緊，而藉著物料編碼，使各部門提高效率，各種物料資料傳遞迅速、意見溝通更加容易。
物料編碼之功能如下：
增強物料資料的正確性
物料的領發、驗收、請購、跟催、盤點、儲存、記錄等一切物料之活動均有物料編碼可以查核，因此物料資料更加正確。至於一物多名，一名多物或物名錯亂之現象不致於發生。
提高物料管理的工作效率
物料既有系統的排列，以物料編碼代替文字的記述，物料管理簡便省事，效率因此提高。
利於電腦的管理
物料管理在物料編碼推行徹底之後，方能進一步利用電腦作更有效的處理，以達到物料管理之效果。
降低物料庫存、降低成本
物料編碼利於物料庫存量的控制，同時利於呆料的防止，並提高物料管理工作的效率，因此可減輕資金的積壓，降低成本。
防止物料舞弊事件之發生
物料一經編碼後，物料記錄正確而迅速，物料儲存井然有序，可以減少舞弊事件之發生。
便於物料之領用
庫存物料均有正確的統一的名稱及規格予以編碼。對用料部門的領用以及物料倉庫的發料都十分方便。
物料編碼的原則
物料編碼必須合乎物料編碼的原則，合理的物料編碼，必須具備下列基本原則：
簡單性、 分類性、 完整性、 單一性 、 一貫性、 可伸縮性 、 組織性 、 適應電腦管理 、 充足性、 易記性；
一、簡單性
編碼的目的在於將物料化繁為簡，便於物料的管理，如果編碼過於繁雜，則違反了編碼之目的。因切此物料編碼在應用文字元號或數字上應力求簡單明瞭，這樣可節省閱讀、填寫、抄錄的時間與手續，並可減少其中的錯誤機會。
物料相當單純時，只要將物料簡單分類為幾項即可，物料分類專案多了，就顯得很不方便。若物料相當複雜時，就要將大分類再加以細分，這種分類也稱為多級分類。
二、分類性
物料複雜，物料編碼大分類後還要加以細分，如果採用阿拉伯數字十進位，則每段最多隻能由十個細分的專案，如果採用英文字母，則每段有26個細分專案，然而細分專案太多，就難於查詢，而細分專案太少，則分類太慢，分類細分專案通常以五至九個較佳
三、完整性
在物料編碼時，所有的物料都應有物料編碼可歸，這樣物料編碼才能完整。若有些物料找不到賦予之物料編碼，則很顯然物料編碼缺乏完整性。
新產品新物料的產生容易破壞物料編碼的完整性。因此每當有新物料產生，即應賦予新的物料編碼，並規定新的物料沒有編碼，採購部門不得從事採購，即使沒物料編碼的新物料採購進來了，倉庫部門或會計部門發現物料訂購單缺少物料編碼，即應請採購部門補填物料編碼，否則不予入庫、不予付款。這樣才能確保物料編碼的完整性。
四、單一性
物料編碼的單一性是指一個物料編碼只能代表一種物料，同一種物料只能找到一個物料編碼，而絕無一個物料有數個物料編碼，或一個物料編碼有數項物料，一般地，只要物料的物理或化學性質有變化、只要物料要在倉庫中儲存、就必須為其指定一個編碼，舉例，如某零件要經過沖壓成型、鑽孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更換加工單位，即衝壓成型後立即進行鑽孔，緊接著進行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個**。如果該物料的三道工序不在同一個車間完成，其順序是衝壓、入庫、領料、鑽孔、入庫、領料、噴漆、入庫，則在庫存管理中為了區分該物料的三種狀態，必須取不同的物料編碼。
例：3000a,3000b,3000c三個編碼分別表示三種不同加工狀態的物料。
五、一貫性
物料編碼要統一而有一貫性，如以年限分類為標準時，就應一直沿用下去，在中途不能改變用籍貫或姓氏別來分類，若要這麼做必須要分段或分級進行。
六、伸縮性
物料編編碼要考慮到未來新產品發展以及產品規格的變更而發生物料擴充套件或變動的情形。預留物料的伸縮餘地，並不能僅就目前物料的現狀加以物料編碼的安排，否則他日新物料產生時，就有新物料無號可編的情況。
七、組織性
物料編碼依其編碼的系統，作井然有序的組織與排列，以便隨時可從物料編碼查知某項物料帳卡或資料。物料編碼的組織性，對物料管理可以省掉不必要的麻煩。
八、適應電腦管理
電腦的應用已經比較普及，因此在編碼時一定要考慮錄入的方便性,如編碼儘可能短、少使用其他符號，如『#』、『-』、『*』等。
九、充足性
物料編碼所採用的文字、記號或數字，必須有足夠的數量，以便所組成的個別物料編碼，足以代表所有個別物料，以及應付將來物料擴充套件時的實際需要，以免遇有特殊物料時無號可編。否則物料系統被破壞，費時誤事。
十、易記性
在不影響上述九項原則之下，物料編碼應選擇易於記憶的文字、符號或數字，或賦予暗示及聯想性。但這原則是屬於次要原則，若上述九項原則俱全而獨缺乏此項原則的物料編碼，仍不失為優秀的物料編碼。
第三節 物料編碼的方法
目前工商企業所採用的物科編碼方法，主要有下列幾種：
1. 1. 阿拉伯數字法
2. 2. 英文字母法
3. 3. 暗示法
4. 4. 混合法
一、阿拉伯數字法
阿拉伯數字法，是以阿拉伯數字作為物料編碼的工具，採用以一個或數個阿拉伯數字代表一項物料。這種方法容易瞭解，只是需另外準備物料專案與數字的對照表，又要記憶對照專案，因此有關人員必須經過一段時間的訓練與適應才能運用自如。以阿拉伯數字做物料編碼的，較常見的有下列幾種：
連續數字編碼法
分級式數字編碼法
區段數字編碼法
國際十進位制分類法
1．連續數字編碼法
連續數字編碼法是先將所有物料依某種方式大致排列，然後自1號起依順序編排流水號。這種物料編碼方法可做到一料一號，只是順序編碼除顯示編碼時間的先後，往往與所代表專案的屬性並無關聯。因為新購物料無法插入原有排列順序的料號內，例如：
1078為3/8「×3/4」之六角鐵製帶帽螺栓，而新購的六角鐵製帶帽螺栓為3/8「 ×1」,其物料編碼無法插入（因過去沒有庫存或採用這種物料，故無編碼），故只好編以最後一個號碼8974。兩種物料本應排在一起，現在物料編碼相距如此遙遠，在物料管理、倉儲管理上很不方便。
2．分級式數字編碼法
分級式數字編碼法是先將物料主要屬性分為大類並編定其號碼。其次再將各大類根據次要屬性細分為較次級的類別並編定其號碼，如止已繼續進行下去。在分級式數字編碼法中，任一物料專案只有一個物料編碼。
表二為三種屬性的階級式數字編碼法，共可組成36個（3×4×3）編碼，這種方法的優點一方面顯示編碼的規律性，一方面達到一物料專案僅有一編碼的目標，其缺點是無用空號太多，一方面顯得浪費累贅，另一方面常導致物料編碼位數不夠用。
3．區段數字編碼法
區段數字編碼法介於連續數字編碼法與分級式數字編碼法之間。使用位數較級次式數字編碼法更少，而仍能達到物料編碼的目的。
4．國際十進分類（u. d. c. ）
這種方法於2023年美國杜威m.dewey首創，其方法新穎而獨到，可以無限制，頗受歐洲大陸各國的重視。2023年的國際圖書館學會決定杜威的十進法為基礎，作更進一步發展，其後經眾多數學專家的確究與發展，最後完成所謂國際十進位分類法（universal decimal classification），目前已有許多國家採用為國家規格。
所謂國際十進位分類法是將所有物料分類為十大類，分別以0至9之數字代表之，然後每大類物料再劃分為十個中類，再以0至9之數字為代表，如此進行下去按金字塔pyramid形態。
採用國際十進分類的物料編碼，如編碼編至三位數字之後仍須繼續延長時時，即應加以「.」符號以表示劃分，國際十進分類法可無限，任何新物料之產生均可插入原有物料編碼之系統而不混淆原有之物料編碼系統，國際十進分類法所能運用之符號只有十個（0-9），故使編碼趨長而又無暗示作用，實在美中不足。
二、英文字母法
是以英文字母作為物料編碼工具的物料編碼法。英文字母中i、o、q、z 等字與阿拉伯數字1、0、9、2等容易混淆，故多廢棄不用，除此之外，尚有23個字母可利用。如以a代表金屬材料，b代表非木材，c代表玻璃。
以aa代表鐵金屬，以ab代表銅金屬......，英文字母在我國已經相當普遍，是可用的物料編碼方法。
三、暗示法
暗示編碼法是指物料編碼代表物料的意義，可自編碼本身聯想出來。暗示編碼法又可分為：
字母暗示法
數字暗示法
1、英文字母暗示法：
從物料的英文字母當中，擇取重要且有代表性的一個或數個英文字母（通常取主要文字的第一個字母）做為編碼的號碼，使閱讀物料編碼者可以從中想象到英文字文字，進而從暗示中得知該物料為何物。
例如：vc=variable capaciter(可變電容器)
ic=integrated circuit(積體電路)
sw=switch(開關)
st=steel tube (鋼管)
bt=brass tuber(黃鋼管)
ep=ear phone(耳機)
2、數字暗示法：
直接以物料的數字為物料編碼的號碼，或將物料的數字依一固定規則而轉換成物料編碼的號碼，物料編碼的閱讀者可從物料編碼數字的暗示中得悉該物料為何物。
物料編碼代表的意義：
例1： ×× × ××× ×× ××
—— — ——— —— ——
類 小類 形式 長度 厚度
例2：電阻值的編碼
編碼 電阻值
005 0.5ω
050 5ω
100 10ω
101 100ω
1021,000ω
10310,000ω
104 100,000ω
105 1,000,000ω
四、混合法
混合法物料編碼系聯合使用英文字母與阿拉伯數字來作物料編碼，而多以英文字母代表物料之類別或名稱，其後再用十進位或其他方式編阿拉伯數字號碼。這種物料編碼方法較十進位採用符號較多，故有不少公司樂於採用此種方法。
例如： m=金屬物料
mb=螺栓、螺絲及帽
mbi=帶帽螺栓
mbi-100=六角鐵製螺栓帶帽
mbi-106-6=3/8」 x 3/4」六角鐵製螺栓帶帽
mbi-106-8=3/8」 x 1」六角鐵製螺栓帶帽
mbi-106-8=1/2」 x 1」六角鐵製螺栓帶帽
5．分類編碼例項
：某機械加工廠的物料編碼原則
該公司考慮目前物料的總數有4000種左右，考慮到將來的發展，制定以下物料編碼原則：
× × × × × ×
1 2 3 4 5 6
前5位為順序號，以分段的方式將物料分為20大類，最後一位表示零件的特徵碼,a表示衝壓工序已完成，b表示零件加工車間已完成、c表示電鍍車間已完成、d表示噴漆車間以完成。
如：00012a 十字架上託（已衝壓成型）
00012b 十字架上託（已鑽孔）
00012c 十字架上託（已電鍍）
例三：某柴油機生產廠的物料編碼原則
所有物料編碼分四段，先後順序為「物料類別、物料特徵碼、順序號、字尾」
× ×××…… ××…… ×
物料類別物料特徵碼 順序號 字尾(可選)
1．物料類別
物料類別用一位數字或字母表示，用來區分產品、零部件、原材料、輔助材料……
2．物料特徵碼
物料特徵碼用3-8位數字或字母表示，用來表示識別該類物料的特徵**。每一類物料可取不同寬度的特徵**，如：產品的特徵碼可取3位，用來表示產品的系列號及其他特徵，而零部件的特徵碼可取8位，用來表示零部件所屬的產品號及其圖號。
一旦確定了某類特徵**使用的位數，則所有該類物料的特徵碼必須按照指定的位數編碼。**不足指定位數的可用其他字母或數字補充（用字母補充時一般用字母「n」，），**超過指定位數的可進行簡寫。
對特徵碼，也可進行細分，如特徵碼總長度為6位，則可用前兩位表示一種資訊，中間兩位表示一種資訊，後兩位表示一種資訊。
3．順序號
順序號用來表示某一物料在該類物料中的編碼順序，是為了區別同一類物料中的不同物料而設計的。順序號的長度可根據該類物料的多少確定，但要考慮編碼將來的擴充套件，保留一定的餘地。不同類別的物料可以取不同長度的順序號，如：
用三位就可表示從『000』到『999』共1000種物料。順序號的長度一旦指定，則該類物料的所有順序號位必須按指定的長度編寫，不足長度的前面用』0』補充。如：
001,002,003,090,445等是正確的，不能用』10』表示第 10種物料，而應用『010』來表示。
4．字尾
字尾用一位字母表示，可以用來區分相同名稱、規格或圖號而材質、加工工序或顏色不同的零部件或產品、原材料。這樣，可以用相同的特徵**和順序號表示出同一圖號的零部件或產品的不同狀態。
如：c325002r,表示產品325002紅色
c325002g,表示產品325002綠色
l3421007a,表示零部件3421007已衝壓成型
l3421007b,表示零部件3421007已零件加工
l3421007c,表示零部件3421007已電鍍
字尾是可以選擇的，可以使用，也可以不用，根據具體情況而定。
注意事項：
1．如果使用字母和數字混和編碼時，應避免使用字母o、i、z等字母，以免書寫時與0、1、2相混淆；
2．編碼中儘可能不用-、#、*等這些無意義的符號（只是為了區分編碼的段，而沒有任何含義），因為這些符號不便於電腦輸入，而且會使編碼太長；
3．確定編碼方案時一定要保留足夠的空間以方便以後的擴充；
為了使編碼便於書寫和錄入電腦，編碼在滿足一定的要求下應儘可能簡短；
4．凡是庫存中可能出現的物料都必須予以編碼；
5．每種物料只能有一個編碼，同樣，一個編碼只能在庫存中找到一種物料，一一對應。
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