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一。 祕密檔案的範圍
第一條 凡不能公開發表的涉及黨與國家祕密的檔案、檔案、電報、圖表、資料、圖書、刊物、教材、**、錄音帶、錄相帶、擬製檔案和資料過程中形成的草搞和清樣，打字臘紙、影印廢頁、印刷餘份等，都屬本辦法所指的祕密檔案的管理範圍。
第二條 祕密檔案根據祕密程度的高低劃為絕密、機密、祕密三個等級。各單位應根據《中共**辦公廳關於祕密檔案管理工作的暫行規定》（中發〔64〕627號檔案）精神和上級主管部門的有關規定，結合本單位的實際情況，擬定祕密檔案的密級劃分細則。
第三條 不宜對外公佈的檔案、刊物、資料、**等，可做為內部材料，不劃密級，但應注意儲存，不經主管部門許可，不得對外洩露。
二。 檔案制發
第四條 檔案制發部門要根據檔案內容、祕密程度和工作需要，確定適當的密級、印份、傳送範圍和閱讀級限，由制文部門的負責人核定簽印。
第五條 祕密檔案必須嚴格按照批准份數，一律由內部機要列印人員或具備保密條件的印刷單位印製，絕密檔案應指定專人負責印製。
三。 檔案管理
第六條 各單位的祕書部門，是負責管理祕密檔案的機要部門，是祕密檔案收發、運轉的樞紐，必須嚴格責任制度，切實做好祕密檔案的接收、登記、分發、運轉、清退、立卷、保管、銷燬和移交等各個環節的保密工作。
第七條 參加會議帶回的祕密檔案，須交祕書部門的檔案管理人員，個人不得儲存。
第八條 祕密檔案應由經管檔案的人員拆封，領導親啟件應由本人或指定專人拆封，他人不得自行拆閱。
第九條 嚴格執行關於翻印、影印檔案的規定。上級機關的發文，屬機密、祕密級檔案，須經市委或市**分管祕書長批准後翻印、**。凡絕密或註明不准翻印的檔案，一律不得自行復印、翻印。
確因工作需要必須影印時，經制文部門同意，並要嚴格控制份數，不得改變使用範圍。
影印件要同原件同樣管理。
第十條 縣、團級以上單位，未配專職文書人員的，不發給檔案。
第十一條 祕密檔案必須存放在有保密保障的庫房或檔案櫃內，對平時使用的祕密檔案，應妥善保管，用後隨手入櫃加鎖。
四。 檔案閱讀
第十二條 祕密檔案要嚴格按照規定的範圍傳達、閱讀，不經制文部門的同意，不得自行擴大範圍，也不得向無關人員洩露檔案內容。
第十三條 傳閱祕密檔案，要由機要人員填寫傳閱單，統一掌握，閱後主動退回，不要橫傳，對急辦的檔案，機要人員要及時催辦。
第十四條 祕密檔案應在辦公室或閱文室閱讀，不得帶到宿舍、醫院或其他公共場所。
第十五條 借閱祕密檔案，要履行嚴格的借閱手續。絕密檔案應當天交回，再用再借。借閱人對檔案負有安全和保密的責任，自覺做到按期歸還。文書人員對借出的檔案應及時追回。
第十六條 不經組織批准，個人不得隨意摘記祕密檔案內容，不得利用祕密檔案和內部資料為公開報刊撰寫稿件。
五。 檔案傳遞
第十七條 傳遞祕密檔案必須遵守下列規定：
（一）發往外地，應由機要通訊部門遞送，不得使用普通郵政。重要密件，須由機要交通遞送或派兩名專人護送。
（二）市內傳遞，由機要人員遞送。絕密件、密碼電報，須由機要人員用專車遞送。
（三）單位內部傳遞，要有專人負責，嚴格簽收手續，無關人員不得代收、代送。
（四）向駐外機構遞送，要按***的有關規定辦理，不得在公開函電中暴露我祕密機構的名稱和性質。
（五）向我駐港澳機構寄發檔案、資料和函件，一律通過機要寄「廣東省委第八辦公室」轉送，不得向港澳直接郵寄。
（六）檔案要密封，標明密級，放在檔案包、箱內，做到檔案不離人，專程直送，不得他往，並嚴格簽收手續。
第十八條 幹部外出工作，不得隨身攜帶絕密、機密級檔案。幹部出國工作，一律不準攜帶各類祕密檔案，如有特殊需要，按***有關規定執行。
六。 檔案核對和清退
第十九條 各單位檔案管理人員對保管的祕密檔案應做到：絕密檔案一週一核對；機密檔案半月一核對；祕密檔案一月一核對。在核對中發現短缺檔案應立即查詢，其中祕密以上檔案應立即報告上級主管部門。
第二十條 市直單位對其下屬單位的檔案實行一季度一清退。每年三月底市委、市府兩個辦公廳將上年各類祕密檔案的清退情況向市保密委員會作出報告。
七。 檔案交接
第二十一條 機構撤銷、合併時，原機構的祕密檔案應隨同文書檔案按下列辦法處理：
（一）應清退的，退回原發文部門；
（二）應歸檔的，整理立卷移交檔案部門；
（三）需帶往合併單位的，移入合併單位；
（四）無儲存價值的，按規定銷燬。
原機構應按上述辦法將檔案、檔案登記造冊，認真移交，待向上級主管部門報告並經同意後，始得結束工作。
第二十二條 經管祕密檔案的人員工作變動時，須對所管祕密檔案進行清點移交。所有工作人員（包括領導幹部）調動工作時，對個人使用的祕密檔案不得私自帶走，更不能隨意銷燬或遺棄，必須全部移交清楚後，才能離開。
八。 檔案立卷，歸檔
第二十三條 文書人員按照立卷規定的要求，在搞好檔案催辦和清理的基礎上，分類立卷歸檔，並於三月底前移交檔案室統一保管。
九。 檔案銷燬
第二十四條 銷燬祕密檔案，必須登記造冊、經領導審查批准；任何個人不得自行銷燬、處理。
第二十五條 銷燬祕密檔案，必須派專人護送到指定的造紙廠監督銷盡。市內五區安排在青島造紙廠、人民造紙廠監銷，各縣（市）和黃島區要根據實際情況，選定有保密條件的造紙廠監銷。在裝卸、運送、監銷過程中，要有安全措施，嚴防丟失或被竊。
第二十六條 一切屬於保密範圍的檔案和資料，均不準向物資**部門或私人**。
十。 機要人員條件及職責
第二十七條 各單位配備管理祕密檔案的機要人員，必須選拔政治可靠，作風正派，責任心強的共產黨員或共青團員擔任。並要堅持先審後用和先培訓後上崗的原則，對不適合做機要工作的人員，應及時調整。
第二十八條 經管祕密檔案的機要人員必須盡到下列責任：
（一）努力學習馬列主義、***思想和黨的方針政策，堅持四項基本原則，鑽研業務，不斷提高政治水平和業務水平。
（二）對黨忠誠，堅守崗位、遵守紀律，熱愛本職工作，對刺探、竊取、出**家祕密的行為及時檢舉，敢於鬥爭。
（三）模範遵守**十項保密守則和省、市的有關保密規定。
（四）檔案管理清楚，各種手續完備，檔案運轉及時、準確，不失密。
第二十九條 承印祕密檔案的單位，要對職工加強保密教育，落實保密措施，確保檔案印刷過程中的安全。
十一。 獎懲辦法
第三十條 對嚴格執行保密制度，保密工作成績突出者；及時發現他人違犯保密制度，堵塞失、洩密漏洞，避免重大損失者；在危難情況下，不顧個人安危，維護和保衛祕密檔案安全者，應給予表揚和獎勵。
第三十一條 凡違犯保密制度，造成失、洩密事故（包括丟失祕密檔案）者，應視其情節輕重，給予批評教育或黨紀、政紀處分，直至追究法律責任。
十二。 附則
第三十二條 各單位要根據本辦法，結合本單位工作實際需要，制訂祕密檔案管理細則。
第三十三條 各單位黨、政領導要切實加強對本單位檔案管理工作的領導，模範地執行本辦法，並督促檢查對本辦法的執**況。
本辦法從一九八七年公佈之日起執行。
總 則
第一條 本規定適用於各級機關、部門和領導同志 的機要祕書工作。
第二條 機要祕書是機關領導同志的工作助手，機要祕書的工作是機關文書處理工作的一個重要組成部分。
第三條 機要祕書的主要職責是：管理祕密檔案和完成領導同志交辦的其它事項，為領導工作服務。
第四條 機要祕書工作是一項極為重要的政治性工作，必須挑選成份好，政治歷史清白，社會關係單純，政治上絕對可靠，作風正派，身體健康，具有一定工作經驗和一定政治、文化水平的黨員幹部擔任。任用機要祕書，必須按照上述條件由任用部門嚴格審查，報上級黨委組織部批准。
第五條 對機要祕書的基本要求是：
立場堅定，忠誠老實；
服從組織，遵守紀律；
熱愛工作，努力學習；
埋頭苦幹，艱苦樸素；
細心耐煩，準確迅速；
謙虛謹慎，嚴守祕密；
堅持原則，執行制度。
工 作
第六條 機要祕書應當熟悉領導同志的工作習慣，努力領會領導同志的工作意圖，準確、及時地做好工作。
第七條 在工作中嚴格執行《關於祕密檔案管理工作的暫行規定》。
第八條 每天將收到的文電、通知、資料、信函、請柬等，分別輕重緩急，及時送閱處理，不得積壓。
第九條 對較長的檔案、電報，如有可能和需要，應當摘要後連同原文一起送閱。
第十條 對領導同志閱辦完畢的檔案，應當認真細緻的檢視，如有批示，要及時處理。
第十一條 對收進的一切祕密檔案生內部材料，按下列辦法妥善保管：
（一）按不同種類，分別登記編號或按原有的順序號排列保管。
（二）領導同志如在黨、政、軍、民不同機關兼任幾種不同職務，應當將不同職務的檔案分別登記、分別存放，以便分別處理。
（三）祕密檔案與公開檔案分別存放，絕密檔案單另嚴密管理理。
（四）發出檔案要登記編號，履行簽收手續。
（五）必須將祕密檔案放置於辦公室的保險櫃、檔案櫃內，外出時，輥封落鎖。
（六）將領導同志外出工作或參加會議帶回祕密檔案，交由機關文書處理部門登記保管。
第十二條 對所保管的檔案，應當按規定定期清 理。
（一）絕密檔案一般半個月清查一次，分別情況，及時退回原發單位，移交機關機要室、保密室、檔案室，或者暫時妥為儲存。
（二）其他檔案最遲三個月清查處理一次。在清查中，如發現檔案有損壞和遺失，應當及時向領導同志和有關單位報告，積極設法追查和補救。
第十三條 機要祕書個人無權銷燬任何祕密檔案。銷燬檔案應當按《關於祕密檔案管理工作的暫行規定》第二十一條辦理。
第十四條 年終應當將檔案的清理、保管情況向領導同志和領導機關寫一書面彙報。
第十五條 機要祕書調動工作的時候，必須將自己經給接替工作的同志，當面點清，雙方履行簽字手續。
第十六條 打**、對外接洽，要語言準確，態度謙和，如實反映情況，如實轉達意見。
保 密
第十七條 機要祕書必須模範地執行黨和國家的保密制度，視黨和國家的祕密如同生命。在任何情況下，特別是在緊要關頭，都必須採取一切可靠的措施，保證祕密安全。
第十八條 不得私自將祕密檔案帶出辦公室；不經領導同志批准，不得將祕密檔案給任何人閱讀。
第十九條 不得為個人需要摘引祕密檔案的內容。
第二十條 嚴禁閒談祕密事宜，在私人通訊中嚴禁涉及黨和國家的祕密。
第二十一條 寫明由領導同志親自拆閱的信件，除領導同志授權的以外，不能代拆。
第二十二條 禁止家屬和其他無關人員進入辦公室，對領導同志周圍的人員做好保密教育。
第二十三條 必須經常地提高革命警惕，及時向有關領導同志和領導部門反映保密和安全工作情況，向一切不利保密的現象進行鬥爭。
組 織
第二十四條 機要祕書受其直接服務的領導同志和所在機關辦公廳（室）的雙重領導, 受所在機關機要祕書部門的業務指導.
第二十五條 必須積極參加政治活動和組織生活，嚴格遵守各項制度，同周圍同志搞好團結。
第二十六條 要定期向領導同志和有關組織彙報工作、思想、學習和生活情況，取得組織上的監督和幫助。
關於ERP存貨檔案管理問題，關於ERP存貨檔案管理問題
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